Grundsätzlich ist es beim Lesen des Vertretungsplan hilfreich, den regulären Stundenplan entweder auswendig zu können oder ein Exemplar vorliegen zu haben
Im obigen Beispiel kann man aus Zeile 2 entnehmen, dass die erste Stunde am Freitag in die dritte Stunde verschoben wurde. Der letzten Spalte kann man entnehmen, dass sie aber nicht entfällt, sondern verschoben wurde. Stehen in der vierten Spalte von links (Vertreter) nur drei Striche, bedeutet das, dass diese Stunde zumindest nicht zu diesem Zeitpunkt stattfindet.
Der reguläre Unterricht in der dritten Stunde entfällt auch nicht, sondern wurde auf die vierte Stunde verschoben, wie in der letzten Spalte zu erkennen ist. Die dritte Spalte von rechts informiert darüber, woher diese Stunde kommt, d.h., sie erläutert, aus welcher Unterrichtsstunde der Unterricht hierher verschoben wurde.
Der reguläre Unterricht der vierten Stunde ist nun der, der tatsächlich entfällt.
In dieser Zeile kann man einen normalen Entfall sehen. In der Vertreterspalte stehen drei Striche. Das bedeutet, dass in der Stunde kein Vertreter eingesetzt wird und dass die Stunde entfällt. In der Orientierungs- und Mittelstufe gibt es keinen Entfall mitten im Schultag, sondern nur zu Beginn oder am Ende, da die Schülerinnen und Schüler nicht unbeaufsichtigt bleiben können. In der Oberstufe sind die Jugendlichen verantwortungsbewusst genug
In dieser Zeile wird eine Vertetung angezeigt. Der Unterricht von "Bi" wird von "Lm" vertreten. Nach Möglichkeit werden Klassen von LehrerInnen vertreten, die die Klassen in anderen Fächern unterrichten. Das ist aber leider nicht oft möglich.